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EFFIZIENTE DATENABFRAGE

Teilnehmerregistrierung

Die Registrierung ist ein zentraler Prozess des Teilnehmermanagements. Über individuell modifizierbare Abfragefelder werden alle relevanten Daten deiner Gäste übersichtlich und in wenigen Schritten erhoben.

FREI ZUGÄNGLICH ODER EXKLUSIV

Offene oder geschlossene Veranstaltungen

Veranstaltungen können als offene oder geschlossene Events angelegt werden, dass heißt die Teilnehmer können sich mit oder ohne Passwort oder individuellem Registrierungs-Link anmelden. Ihr entscheidet, was für euer Eventformat die passende Lösung ist.

RELEVANTE DATEN SCHNELL ERFASSEN

Einfach zu verwaltende Registrierungsformulare

Das reguläre AirLST Registrierungsformular enthält einfache Abfragefelder, über die persönliche und veranstaltungsbezogene Daten erhoben werden können. Ihr legt fest, welche Informationen ihr von den Teilnehmern benötigt und richtet eure Formulare per Drag & Drop flexibel ein.

DATEN-ABFRAGEN STRUKTURIEREN

Einfache Feldverwaltung und Abfragefelder

Übersichtliche Registrierungsformulare freuen deine Gäste: Gruppierte, dynamische oder limitierte Abfragefelder ermöglichen komplexe Datenerhebungen. Wähle zwischen Textfeldern, Drop-Down-Menu oder Radio-Buttons und lege die Registrierung in Blöcken oder mit dynamischen Abfragefeldern an.

Gäste richtig zuordnen

Registrierung von Begleitpersonen und Gästen

Zusätzlich zur eigenen Registrierung können eure Gäste optional eine oder mehrere Begleitpersonen anmelden. In diesem Fall öffnen sich im Registrierungsformular weitere Felder zur Datenabfrage der Begleitperson(en). In eurer Gästeliste seht ihr jederzeit, wer zu wem gehört.

KONTINGENTE KOORDINIEREN

Aufbau von Wartelisten

Abfragen können mit Kontingenten und Limits versehen werden. In diesem Fall wird die Anmeldung nach euren Vorgaben ab Personenzahl X geschlossen. Ab diesem Zeitpunkt erstellt sich eine separate Gästeliste in AirLST als Warteliste. Das Limit kann individuell angepasst werden.

KONTAKT ZUM GAST HALTEN

Re-Login-Optionen für Teilnehmer

Nach der Registrierung könnt ihr euren Gästen einen Rückkehrbutton zur Datenzusammenfassung per E-Mail senden: Die erhobenen Daten können nur durch den Gast eingesehen oder wieder verändert werden. Auch ein Abmeldebutton ist sinnvoll für niedrige No-Show-Rates.

Schritt für schritt Deine veranstaltung planen

Projekt kalkulieren

Zum Kalkulator

Die Registrierung für ein Event ist ein Kernprozess von Teilnehmermanagement. Hier geben die eingeladenen Gäste Rückmeldung, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen oder absagen. Die Registrierung benötigt deshalb übersichtliche Registrierungsprozesse und -formulare sowie eine strukturierte Datenerfassung, der im Registrierungsformular erhobenen Informationen.
So ist die Einladungsliste immer ein dynamisches Konstrukt: Zu beginn der Veranstaltungsplanung ist sie eine umfangreicher Liste potenzieller Gäste, aus der diejenigen gefiltert werden, die tatsächlich eine Einladung erhalten. Während der Registrierung für ein Event verwandelt sich die Liste mit jeder Rückmeldung. Und auch wenn die Veranstaltung bereits begonnen hat erfasst die Teilnehmerliste kurzfristige Absagen oder Änderungen.
Die Registrierung für ein Event muss deshalb als dynamischer Prozess gedacht werden. Ein digitales Software-Tool, dass diese Dynamik abbilden und erfassen kann ist deshalb besonders hilfreich für die Event-Registrierung.
Der Prozess der Event-Registrierung beginnt mit der ersten E-Mail an die Gäste und der Weiterleitung auf eine Event-Landingpage, die das Registrierungsformular beinhaltet. Hier ist eine klare Strukturierung des Registrierungsformular besonders wichtig. Die Gäste müssen sich barrierefrei und Schritt für Schritt zurechtfinden und dürfen nicht von komplizierten Registrierungsformularen überfordert werden. Deshalb bieten sich bei umfassender Datenabfrage zur Registrierung mehrschnittige Abfragefelder an. Auch wenn Begleitpersonen erfasst werden müssen, sind mehrschrittige Registrierungsformulare die richtige Wahl.
Für viele Veranstalter ist es wichtig, dass bei sehr beliebten Veranstaltungen eine Warteliste automatisch erstellt werden kann. Die Registrierung wird dann nicht sofort automatisch abgeschlossen, sondern die Teilnehmer werden auf eine Liste gesetzt. Dann kann entweder der Veranstalter auswählen, wer direkt zugelassen wird – und wer auf der Warteliste verbleibt bis die erste Wahl gegebenenfalls abgesagt hat -, oder wir richten ein einfaches first come - first serve ein, sodass die Warteliste erst ab einer vorab festgelegten Anzahl an Registrierungen geöffnet wird.
Eine Registrierung für ein Event kann offen oder geschlossen konzipiert werden, d.h. bei einer offenen Event-Registrierung gibt es keine Zugangsbeschränkung zum Registrierungsformular. Zunächst kann sich jeder als Interessent für die Veranstaltung registrieren. Auch hier ist es so: Erst im zweiten Schritt und nach Überprüfung der Event-Registrierung durch die Eventmanager*innen, werden die Gäste zur Veranstaltung zugelassen und eingeladen. Bei einer geschlossenen Event-Registrierung legen die Eventmanager vorab fest, wer eingeladen wird. Die Einladungsliste wird in das Teilnehmermanagement-System überragen, dann werden die Einladungen mit personalisiertem Link oder Code per Email an ihre Liste versendet. Auch postalische Einladungen können mit einem digitalen Registrierungsformular verknüpft werden.
Auf der Basis einer Einladungsliste werden individuelle QR-Codes erstellt und an eine Druckerei gesendet. Mit den postalisch versendeten QR-Codes können die Gäste auf die Landingpage und zum Registrierungsformular gelangen, um dort Rückmeldung geben.