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Effiziente Datenabfrage

Die Registrierung

Die Event Registrierung ist ein zentraler Prozess des Teilnehmermanagements. Über individuell modifizierbare Abfragefelder werden alle relevanten Daten Ihrer Gäste übersichtlich und in wenigen Schritten erhoben.

SERVICE-ORIENTIERTE Teilnehmerregistrierung

Zuverlässige Formulare für Ihre Registrierung

Mit dem Registrierungsformular werden Rückmeldungen erfasst und die Anforderungen der Teilnehmer koordiniert.

Komplexe Abfragen strukturieren

Erweiterte Abfragefelder

Für komplexere Datenerhebungen können Sie gruppierte, dynamische oder limitierte Abfragefelder einsetzen, um das Registrierungsformular übersichtlich und strukturiert zu halten. In einem individuell konfigurierten Registrierungsformular ist die Implementierung solcher Abfragefelder problemlos möglich. Wählen Sie zwischen Textfeldern oder lassen Sie Ihre Teilnehmer ihre Auswahl über ein Drop-Down Menu oder Radio Buttons treffen. Gruppieren Sie mehrstufige Abfragen in geordneten Blöcken und verwenden Sie dynamische Felder, wenn eine Auswahl weitere Abfragen nach sich zieht, z.B. Reiseplanung → Auswahl des Transportmittel → Flugzeug → Flugnummer.

Relevante Daten schnell erfassen

Templates für Registrierungsformulare

Das reguläre AirLST Registrierungsformular enthält einfachen Abfragefelder, über die persönliche und veranstaltungsbezogene Daten erhoben werden können. Sie legen fest, welche Informationen Sie von Ihren Teilnehmern benötigen und fragen so, im Sinne des Datenschutzgesetzes, nur relevante Angaben von Ihren Gästen ab.

Templates für Registrierungsformulare
Begleitpersonen registrieren

Gäste richtig zuordnen

Begleitpersonen registrieren

Zusätzlich zur eigenen Event-Registrierung, können Sie ihren Gästen anbieten eine oder mehrere Begleitpersonen anzumelden. In diesem Fall öffnen sich im Registrierungsformular weitere Felder zur Datenabfrage der Begleitperson(en). In Ihrer Gästeliste sehen Sie so, wer zu wem gehört.

Kontingente koordinieren

Wartelisten

Einzelne Abfragen können mit Kontingenten oder Limits versehen werden um z.B. eine maximale Teilnehmerzahl für einen Workshop festzulegen. In diesem Fall wird die Anmeldung nach Ihren Vorgaben ab Personenzahl X geschlossen. Ab diesem Zeitpunkt erstellt sich eine separate Gästeliste in AirLST als Warteliste. Das Limit kann von Ihnen individuell angepasst werden.

Kontakt zum Gast halten

Re-Login Optionen

Nach der Registrierung können Sie Ihren Gästen verschiedene Möglichkeit geben, sich zu ihrer Anmeldung zu verhalten. Ein Abmeldebutton in der E-Mail zur Registrierungsbestätigung hilft dabei die No-Show Rate niedrig zu halten. Ein Rückkehrbutton auf eine Zusammenfassung der angegebenen Daten hilft den Gästen ihre Unterlagen zu strukturieren und manchmal ist es sinnvoll, den Gästen die Möglichkeit zu geben nachträglich Änderungen an ihren Daten vorzunehmen.

Re-Login Optionen

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Wir beraten Sie gerne!

Kontaktieren Sie uns

Die Registrierung für ein Event ist ein Kernprozess von Teilnehmermanagement. Hier geben die eingeladenen Gäste Rückmeldung, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen oder absagen. Die Registrierung benötigt deshalb übersichtliche Registrierungsprozesse und -formulare sowie eine strukturierte Datenerfassung, der im Registrierungsformular erhobenen Informationen. So ist die Einladungsliste immer ein dynamisches Konstrukt: Zu beginn der Veranstaltungsplanung ist sie eine umfangreicher Liste potenzieller Gäste, aus der diejenigen gefiltert werden, die tatsächlich eine Einladung erhalten. Während der Registrierung für ein Event verwandelt sich die Liste mit jeder Rückmeldung. Und auch wenn die Veranstaltung bereits begonnen hat erfasst die Teilnehmerliste kurzfristige Absagen oder Änderungen. Die Registrierung für ein Event muss deshalb als dynamischer Prozess gedacht werden. Ein digitales Software-Tool, dass diese Dynamik abbilden und erfassen kann ist deshalb besonders hilfreich für die Event-Registrierung. Der Prozess der Event-Registrierung beginnt mit der ersten E-Mail an die Gäste und der Weiterleitung auf eine Landingpage, die das Registrierungsformular beinhaltet. Hier ist eine klare Strukturierung des Registrierungsformular besonders wichtig. Die Gäste müssen sich barrierefrei und Schritt für Schritt zurechtfinden und dürfen nicht von komplizierten Registrierungsformularen überfordert werden. Eine Registrierung für ein Event kann offen oder geschlossen konzipiert werden, d.h. bei einer offenen Event-Registrierung gibt es keine Zugangsbeschränkung zum Registrierungsformular. Zunächst kann sich jeder als Interessent für die Veranstaltung registrieren. Erst im zweiten Schritt und nach Überprüfung der Event-Registrierung durch die Eventmanagerinnen, werden die Gäste zur Veranstaltung zugelassen und eingeladen. Bei einer geschlossenen Event-Registrierung legen die Eventmanager vorab fest, wer eingeladen wird. Die Einladungsliste wird in das Teilnehmermanagement-System überragen, dann werden die Einladungen mit personalisiertem Link oder Code per Email an ihre Liste versendet. Auch postalische Einladungen können mit einem digitalen Registrierungsformular verknüpft werden. Auf der Basis einer Einladungsliste werden individuelle QR-Codes erstellt und an eine Druckerei gesendet. Mit den postalisch versendeten QR-Codes können die Gäste auf die Landingpage und zum Registrierungsformular gelangen, um dort Rückmeldung geben.