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Effiziente Registrierung mit smarten Funktionen

Online Anmeldung und Online Formulare für deine Veranstaltung

Die Online Registrierung ist der zentrale Prozess in der Organisation einer Veranstaltung. Unsere intelligenten Online Formulare steuern selbst komplexe Anmeldeprozesse und ermöglichen dir eine effiziente Teilnehmerregistrierung. Zudem enthält deine Online Anmeldung alle nötigen Sicherheitszertifikate, damit die Daten deiner Teilnehmer geschützt und verschlüsselt übermittelt werden.

Frei zugänglich oder exklusiv mit Passwort

Öffentliche oder geschützte Online Registrierung

Die Online Registrierung deiner Veranstaltung kann als offene oder passwortgeschützte Seite angelegt werden. Das bedeutet, dass sich deine Gäste mit oder ohne Passwort online anmelden können. Passend für jedes Veranstaltungsformat – egal ob öffentliche Großveranstaltung oder exklusive Management Tagung.

Relevante Daten schnell erfassen

Einfache Erstellung deiner Online Anmeldeformulare

Über den Online-Formular-Generator könnt ihr verschiedene Felder auf eurer Online Anmeldung platzieren und miteinander in Beziehung setzen. Pflichtfelder und "Wenn-Dann-Bedingungen" garantieren ein lückenloses Reporting. Neben den Daten deiner Gäste kannst du parallel alle Aspekte für eine erfolgreiche Eventlogistik (z. B. Reisedetails, Transfers oder Hotelübernachtungen) einbauen.

Strukturierte Event registrierung

Verwaltung und Platzierung von Forumularfeldern

Übersichtliche Registrierungsformulare freuen deine Gäste: Gruppierte, dynamische oder limitierte Abfragefelder ermöglichen komplexe Datenerhebungen. Wähle zwischen Textfeldern, Drop-Down-Menu oder Radio-Buttons und lege deine Online Registrierung in Blöcken oder mit dynamischen Abfragefeldern an.

Begleitpersonen richtig zuordnen

Gäste und deren Gäste managen

Zusätzlich zur eigenen Anmeldung, können eure Gäste eine oder mehrere Begleitpersonen anmelden. In diesem Fall öffnen sich in der Online Anmeldung weitere Felder zur Datenabfrage der Begleitperson. In unserem Gästemanagement Tool seht ihr genau welcher Gast zu welchem Gast gehört und könnt euch die Gästeliste vorsortiert downloaden.

Zur Gästeliste
Bewährter Prozess für Änderungen Und Stornierungen

Änderungen von Online Anmeldungen

Nach der Online Registrierung könnt ihr euren Gästen einen Button zur Änderung der Anmeldung senden: Die erhobenen Daten können nur durch den Gast eingesehen oder wieder verändert werden. Das erspart euch den administrativen Aufwand und ihr könnt alle Änderungen oder Stornierungen transparent in eurer Gästeliste nachvollziehen.

Überbuchung vermeiden und wartelisten ermöglichen

Kontingente, Kapazitäten und Anmeldefristen überwachen

Deine Online Anmeldung kann selbstverständlich auch mit Kontingenten und Limitierungen umgehen. In diesem Fall wird die Online Anmeldung, nach euren Vorgaben, ab einer bestimmten Personenzahl geschlossen. Ab diesem Zeitpunkt erstellt sich eine separate Warteliste. Limits und Kontingente, sowie das Verhalten bei Erreichung eines Kontingents, können individuell angepasst werden.

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Ohne Online Anmeldung – keine Veranstaltung

Die Online Registrierung ist der Kernprozess im Teilnehmermanagement. Hier geben die eingeladenen Gäste Rückmeldung, ob sie sich für die Veranstaltung anmelden oder absagen. Die Online Anmeldung benötigt deshalb übersichtliche Registrierungsprozesse und Online Formulare sowie eine strukturierte Datenerfassung, der im Online Anmeldeformular erhobenen Informationen.
So ist die Einladungsliste immer ein dynamisches Konstrukt: Zu beginn der Veranstaltungsplanung ist sie eine umfangreiche Liste potenzieller Gäste, aus der diejenigen gefiltert werden, die tatsächlich eine Einladung erhalten. Während der Online Anmeldung verwandelt sich die Liste mit jeder Rückmeldung. Und auch wenn die Veranstaltung bereits begonnen hat, erfasst die Teilnehmerliste kurzfristige Absagen oder Änderungen.
Die Online Registrierung für eine Veranstaltung muss deshalb als dynamischer Prozess gedacht werden. Eine Software für Teilnehmermanagement, dass diese Dynamik abbilden und erfassen kann ist deshalb besonders hilfreich für das Veranstaltungsmanagement.
Der Prozess der Online Registrierung beginnt mit der Weiterleitung auf eine Event Landingpage, die das Online Anmeldeformular beinhaltet. Hier ist eine klare Strukturierung des Online Formulars besonders wichtig. Die Gäste müssen sich barrierefrei und Schritt für Schritt zurechtfinden und dürfen nicht von komplizierten Online Formularen überfordert werden. Deshalb bieten sich bei umfassender Datenabfrage zur Registrierung mehrschnittige Abfragefelder an. Auch wenn Begleitpersonen erfasst werden müssen, sind mehrschrittige Online Formulare die richtige Wahl.
Für viele Veranstalter ist es wichtig, dass bei sehr beliebten Veranstaltungen eine Warteliste automatisch erstellt werden kann. Die Online Anmeldung wird dann nicht sofort automatisch abgeschlossen, sondern die Teilnehmer werden auf eine Liste gesetzt. Dann kann entweder der Veranstalter auswählen, wer direkt zugelassen wird – und wer auf der Warteliste verbleibt bis die erste Wahl gegebenenfalls abgesagt hat -, oder wir richten ein einfaches first come - first serve ein, sodass die Warteliste erst ab einer vorab festgelegten Anzahl an Registrierungen geöffnet wird.
Online Anmeldungen können offen oder geschlossen konzipiert werden, d.h. bei einer offenen Online Anmeldung gibt es keine Zugangsbeschränkung zum Registrierungsformular. Zunächst kann sich jeder als Interessent für die Veranstaltung anmelden. Auch hier ist es so: Erst im zweiten Schritt und nach Überprüfung der Event-Registrierung durch die Event Manager*innen, werden die Gäste zur Veranstaltung zugelassen und eingeladen. Bei einer geschlossenen Online Registrierung legen die Event Manager vorab fest, wer eingeladen wird. Die Einladungsliste wird in das Teilnehmermanagement-System übertragen, dann werden die Einladungen mit personalisiertem Link oder Code per E-Mail an ihre Gästeliste versendet. Auch postalische Einladungen können mit einem digitalen Registrierungsformular verknüpft werden.
Auf der Basis einer Einladungsliste werden individuelle QR-Codes erstellt und an eine Druckerei gesendet. Mit den postalisch versendeten QR-Codes können die Gäste auf die Landingpage und zur Online Anmeldung gelangen, um dort Rückmeldung geben.