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Unsere Lösungen erleichtern dein Teilnehmermanagement und deine virtuelle Eventabwicklung, weil unsere Entwickler essenzielle Prozesse automatisieren. Unser Design-Team sorgt dann dafür, dass das Ganze auch noch gut aussieht und stellt dir Templates für zahlreiche Anwendungsfälle zur Verfügung. So kannst du deinen Teilnehmern einen einfachen und ansprechenden Anmeldeprozess ermöglichen: Einfach deine Gästeliste hochladen, Landingpage-, E-Mail- und Ticket-Editoren nutzen, Inhalte konfigurieren und los geht’s.
Wir automatisieren nicht nur eure Prozesse im Teilnehmermanagement, sondern stehen euch mit Rat und Tat persönlich und mit Know-how zur Seite. Ihr plant ein neues Format und findet euren Case nicht in unserem Portfolio? Unsere Produkte überzeugen euch, aber ihr braucht eine Modifizierung? Wir sind darauf vorbereitet: erzählt uns, was ihr braucht und wir bieten euch eine individuelle und maßgeschneiderte Lösung an.
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WeiterWas ist Teilnehmermanagement?
Als Teilnehmermanagement bezeichnet man die Koordination und Verwaltung von Teilnehmern im Rahmen von Veranstaltungsplanungen. Sämtliche Prozesse, die die Teilnehmer eines Events betreffen werden als Teilnehmermanagement definiert, deshalb ist das Teilnehmermanagement eine Kernaufgabe jedes Eventmanagers. Die Organisatoren einer Veranstaltung pflegen eine Gästeliste, versenden Einladungen, koordinieren Rückmeldungen, richten Registrierungsabfragen ein, versenden Tickets und sind auch für den Einlass der Gäste vor Ort verantwortlich.
Professionelles Teilnehmermanagement kann durch ein digitales Softwaretool optimiert und an vielen Stellen automatisiert werden.
Ein standardisierter Prozess kann dann zum Beispiel so aussehen:
E-Mail Einladungen leiten die Gäste mit einem Klick über einen Button auf eine Event-Landingpage.
Hier findet der Gast alle relevanten Informationen zur Veranstaltung. Also Details zum Anlass, Location- und Anfahrtsinformationen, Details zum Ablauf und ein Bereich in dem die Gäste sich registrieren können.
Das Registrierungsformular beinhaltet mehrere Felder zur Datenabfrage: Von Kontaktdaten bis zur Cateringauswahl kann hier festgelegt werden, welche Informationen für die Eventplanung erforderlich sind.
Die hier erhobenen Daten werden automatisch in einer digitalen Gästeliste gespeichert.
In der Gästeliste laufen sämtliche Daten zu den einzelnen Teilnehmern zusammen und können von den Veranstaltungsorganisatoren jederzeit eingesehen werden.
Die Teilnehmermanagement-Software ist cloudbasiert und synchronisiert alle Daten in Echtzeit auf allen Devices.
Die Gäste erhalten nach der Registrierung eine Registrierungsbestätigung per E-Mail.
Mit der Registrierungsbestätigung werden auch Tickets zur Veranstaltung versendet. Die Tickets zur Veranstaltung haben einen QR-Code, der am Einlass gescannt wird.
Sobald ein Ticket gescannt wurde, wird der Gast in der Gästeliste als anwesend markiert.Über ein Teilnehmermanagement Tool können auch Namensschilder generiert werden, die vor Ort gedruckt werden.
Während des Einladungsprozesses und nach der Veranstaltung können die Daten in der Gästeliste detailliert ausgewertet werden. Im Dashbord sieht der Eventmanager jederzeit auf einen Blick wie der Stand der Dinge ist.
Das Teilnehmermanagement ist also vor während und nach der Veranstaltung relevant. Es erleichtert die Veranstaltungsplanung und optimiert die Verwaltung von Teilnehmern. Digitale Tools automatisieren die Prozesse, die wiederholend auftreten und können jederzeit individualisiert werden.
Was ist Teilnehmermanagement?
Als Teilnehmermanagement bezeichnet man die Koordination und Verwaltung von Teilnehmern im Rahmen von Veranstaltungsplanungen. Sämtliche Prozesse, die die Teilnehmer eines Events betreffen werden als Teilnehmermanagement definiert, deshalb ist das Teilnehmermanagement eine Kernaufgabe jedes Eventmanagers. Die Organisatoren einer Veranstaltung pflegen eine Gästeliste, versenden Einladungen, koordinieren Rückmeldungen, richten Registrierungsabfragen ein, versenden Tickets und sind auch für den Einlass der Gäste vor Ort verantwortlich.
Professionelles Teilnehmermanagement kann durch ein digitales Softwaretool optimiert und an vielen Stellen automatisiert werden.
Ein standardisierter Prozess kann dann zum Beispiel so aussehen:
E-Mail Einladungen leiten die Gäste mit einem Klick über einen Button auf eine Event-Landingpage.
Hier findet der Gast alle relevanten Informationen zur Veranstaltung. Also Details zum Anlass, Location- und Anfahrtsinformationen, Details zum Ablauf und ein Bereich in dem die Gäste sich registrieren können.
Das Registrierungsformular beinhaltet mehrere Felder zur Datenabfrage: Von Kontaktdaten bis zur Cateringauswahl kann hier festgelegt werden, welche Informationen für die Eventplanung erforderlich sind.
Die hier erhobenen Daten werden automatisch in einer digitalen Gästeliste gespeichert.
In der Gästeliste laufen sämtliche Daten zu den einzelnen Teilnehmern zusammen und können von den Veranstaltungsorganisatoren jederzeit eingesehen werden.
Die Teilnehmermanagement-Software ist cloudbasiert und synchronisiert alle Daten in Echtzeit auf allen Devices.
Die Gäste erhalten nach der Registrierung eine Registrierungsbestätigung per E-Mail.
Mit der Registrierungsbestätigung werden auch Tickets zur Veranstaltung versendet. Die Tickets zur Veranstaltung haben einen QR-Code, der am Einlass gescannt wird.
Sobald ein Ticket gescannt wurde, wird der Gast in der Gästeliste als anwesend markiert.Über ein Teilnehmermanagement Tool können auch Namensschilder generiert werden, die vor Ort gedruckt werden.
Während des Einladungsprozesses und nach der Veranstaltung können die Daten in der Gästeliste detailliert ausgewertet werden. Im Dashbord sieht der Eventmanager jederzeit auf einen Blick wie der Stand der Dinge ist.
Das Teilnehmermanagement ist also vor während und nach der Veranstaltung relevant. Es erleichtert die Veranstaltungsplanung und optimiert die Verwaltung von Teilnehmern. Digitale Tools automatisieren die Prozesse, die wiederholend auftreten und können jederzeit individualisiert werden.
