ZuverlässigeS TeilnehmerMANAGEMENT mit AirLST

Ihre digitale Gästeliste

Die Gästeliste bildet den Dreh- und Angelpunkt Ihrer Veranstaltung: In der digitalen Gästeliste versammeln und strukturieren Sie alle relevanten Daten Ihrer Teilnehmer online und koordinieren die daraus folgenden Prozesse.

VIELFÄLTIGE FUNKTIONEN In der Online-Gästeliste

Strukturierte Gästelisten

Zahlreiche Funktionen unterstützen, strukturieren und vereinfachen Ihr Gästemanagement

Unkomplizierter Datentransfer

Einfacher Import- und Export

Importieren und exportieren Sie Ihre Gästedaten so wie Sie Ihnen vorliegen in die Online-Gästeliste. Ob als XLSX, CSV oder PDF: AirLST transferiert Ihre Teilnehmerdaten zuverlässig und unkompliziert.

Individuelle Suchen und Exporte

Umfangreiche Filterfunktionen

Konfigurieren Sie sich mit AirLST jederzeit Ihre individuelle Tabellenansicht. Wir bieten umfangreiche Filtermöglichkeiten über sämtliche Informationen, die Sie in Ihrer digitalen Gästeliste verwenden. Detaillierte Presets und Filtermöglichkeiten erlauben individuelle Exporte mit nur wenigen Klicks.

Jederzeit aktueller Gästestatus

Zuverlässige Datensynchronisierung

Der Status Ihrer Gäste ist dank der cloudbasierten Software in einer Online-Gästeliste jederzeit aktuell. Sobald die Gastdaten geändert werden – weil Sie sie bearbeiten, der Gast sich registriert oder eingecheckt wird – wird der Datensatz auf allen Geräten synchronisiert und die Gästeliste ist so immer up-to-date.

Gesetzeskonforme Datensicherheit

Datenschutz nach EU-DSGVO

Datenschutz und Informationssicherheit sind zentraler Bestandteil der Produkte und Dienstleistungen von AirLST. Aus diesem Grund haben wir technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten in Ihrer Online-Gästeliste implementiert, welche wir kontinuierlich weiterentwickeln.

Diskretion leicht gemacht

Die private Gästeliste

Ein professioneller Umgang mit VIPs erfordert Fingerspitzengefühl und Diskretion. Mit AirLST können Sie eine private Gästeliste verwenden, die nur einem bestimmten Nutzerkreis zugänglich ist. So schützen Sie Ihre Gäste und deren vertraulichen Daten.

Vorbeugende Maßnahmen ergreifen

Blacklisting

Auf Ihrer digitalen Gästeliste befinden sich Personen, die bereits negativ aufgefallen sind? Zum Beispiel durch geplatzte Zahlungen, Störungen oder Belästigung anderer Gäste? Mit der Blacklist Funktion können Sie diese Personen bereits im Vorfeld für Ihre Veranstaltung sperren.

Manchmal ist der Andrang besonders groß

Kontingentverwaltung
und Wartelisten

AirLST ermöglicht Ihnen eine umfangreiche Verwaltungsmöglichkeit für Kontingente aller Art. Egal ob es sich dabei um die Anzahl der Gäste oder um die Anzahl anderer Güter wie Testfahrzeuge, o.ä. handelt.

Wissen welcher Gast zu wem gehört

Begleitpersonen strukturiert verwalten

Mit AirLST verlieren Sie niemals den Überblick. Verwalten Sie beliebig viele Begleitpersonen eines Gastes sowie deren Wünsche und Anforderungen in Ihrer digitalen Gästeliste.

Individuelles Berechtigungsmanagement

Differenzierte Nutzerrechte

Sie haben das Sagen. Entscheiden Sie selbst, wer in Ihrem Team, welche Nutzerrechte bekommt. Darf der Nutzer Änderungen in der Gästeliste durchführen, E-Mails verschicken oder ist lediglich ein Check-in Zugang für die App gewünscht? Sie entscheiden und haben die Kontrolle.

Änderungen und Aktualisierungen immer im Blick

Das Changelog-Änderungsprotokoll

Die Changelog Funktion zeigt Ihnen eine chronologische Historie über sämtliche Änderungen in Ihrer digitalen Gästeliste und am individuellen Gast an, so dass Sie sämtliche Arbeitsschritte zurückverfolgen können. Das erleichtert insbesondere die Arbeit im Team, wenn mehrere Nutzer Ihre Teilnehmerdaten bearbeiten.

Haben Sie noch Fragen?

Wir beraten Sie gerne!

Kontaktieren Sie uns

Eine cloud-basierte, digitale Gästeliste bedeutet, dass Sie Ihre Teilnehmer über einen zentralen Knotenpunkt managen, an dem alle Informationen zusammenlaufen. Ohne Gästeliste kommt kaum eine Veranstaltungsplanung aus. Die Gästeliste bildet das Kernstück eines Events. Hier werden alle potenziellen Gäste gelistet, alle Zu- und Absagen dokumentiert und an der Gästeliste beziehungsweise ihrem Umfang orientiert sich die Planung der Eventlocation, des Caterings, der Bestuhlung etc. Selbst offene Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer nicht namentlich bekannt sind, gibt es häufig eine zusätzliche Gästeliste mit besonderen Teilnehmern, Mitarbeitern, VIPs, Freunden, Verwandten. Die Gästeliste strukturiert sämtliche Informationen Ihres Teilnehmermanagements. Arbeiten Sie mit einem Software Tool wie AirLST, wird Ihr Teilnehmermanagement einfacher und effizienter. Nachdem Sie die Teilnehmerdaten schnell und unkompliziert aus ihrer Kontaktverwaltung oder einer Excel Datei in die digitale AirLST Gästeliste importiert haben, können Sie die Daten jederzeit manuell bearbeiten und aktualisieren. Ihre Gästeliste war noch nicht vollständig? Importieren Sie zusätzliche Gäste unkompliziert aus Ihrer aktualisierten Liste oder tragen Sie einzelne neue Teilnehmer manuell auf der Gästeliste ein. Doublettenfilter verhindern dabei unnötige Datenmengen und erleichtern die Arbeit im Team. Ihre Gästeliste kann von verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams bearbeitet werden. Der Changelog sorgt dabei für Übersichtlichkeit und nachvollziehbare Bearbeitung der Gästeliste. Denn er hält nicht nur die Änderungen der Gastdaten fest, sondern speichert auch, welcher Systemnutzer diese Änderungen vorgenommen hat. Außerdem können Sie Rollen mit unterschiedlichen Nutzerrechten vergeben. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Diskretion eine besondere Rolle spielt, weil Sie VIPs auf Ihrer Gästeliste haben oder besonders sensible Veranstaltungen managen. So können Ihre Projektmanager zum Beispiel sämtliche Daten sehen und dürfen auch Gäste hinzufügen, während andere Mitarbeiter, nur eingeschränkten Zugriff bekommen, um die Daten Ihrer Teilnehmer zu schützen. Denn die Gästeliste verwaltet nicht nur die Namen der Teilnehmer, sondern alle Informationen, die bei der Registrierung abgefragt wurden. Im Falle einer Konferenz verwalten Sie zum Beispiel in der Gästeliste die einzelnen Workshops, die der Gast gebucht hat. Ist ein Dinner vorgesehen, können Sie in der Gästeliste nach den Vegetariern und Veganern sowie nach den Pescetarieren und Fleischessern filtern, um eine entsprechende Menüplanung vorzunehmen. Dürfen Ihre Teilnehmer Begleitpersonen mitbringen, so finden sich auch diese in der Gästeliste wieder. Nutzen Sie AirLST als CRM und zur Kontaktverwaltung so minimiert sich Ihr Aufwand mehr und mehr. Ihre Kunden und Teilnehmerdaten werden zentral verwaltet, Veranstaltungen und Einladungen können unkompliziert zugeordnet werden. Vorausgefüllte Registrierungsformulare erleichtern Ihren Gästen die Anmeldung.

Über die Gästeliste steuern Sie auch Ihre Kontingente und Wartelisten und Sie gruppieren Ihre Teilnehmer in Teilnehmerkreise, so dass Sie unterschiedliche Informationen an unterschiedliche Gastgruppen weitergeben können. Um eine Gästeliste sinnvoll zu strukturieren, werden Datenfelder und Tags eingerichtet, die jedem einzelnen Gast spezifische Informationen zuordnen. So können Sie schnell und einfach nach Gästen aus der gleichen Stadt oder aus dem gleichen Vertriebskreis filtern und gruppenbezogene, personalisierte Inhalte vermitteln. Ein weiterer Vorteil einer digitalen Gästeliste ist, dass Sie jederzeit und automatisiert festlegen können, wann die Liste geschlossen wird: zu einem bestimmten Datum, sobald eine gewisse Anzahl an Anmeldungen eingegangen ist… Sie legen das Kriterium fest. Einladungen an Ihre Gäste können per Email oder per Post versendet werden. Richten Sie den automatisierten E-Mail Versand innerhalb des Systems ein oder filtern Sie sich die nötigen Daten für einen postalischen Versand aus Ihrer Liste. Nutzen Sie die E-Mail-Templates, dann senden Sie mit wenigen Klicks Ihre Save-the-Date E-Mail, die Einladung, einen Reminder sowie die Tickets zur Veranstaltung und nach der Veranstaltung eine Umfrage an Ihre Gästeliste oder an Segmente der Liste. Im Backend können Sie jederzeit überprüfen, welcher Gast, welche Emails bekommen hat. Die digitale Gästeliste ist auch beim Einlass und Check-in elementar. In der Gästeliste werden die Gastdaten mit einem QR Code verknüpft, sodass der Gast beim Einlass schnell und einfach eingebucht wird. Gäste, die ihr Tickt vergessen haben, können trotzdem über die Namenssuche in der Gästeliste gefunden werden. Der Abgleich der Daten geschieht in der Cloud, sodass alle Eingesetzen Geräte die Information synchronisieren. So wissen Sie immer wer bereits eingetroffen ist und haben eine jederzeit aktuelle Gästeliste.