7 Gründe für digitales Teilnehmermanagement

Warum digitales Teilnehmermanagement die Eventplanung erleichtert

Weil sie viele verschiedene Aufgaben umfasst, ist die Planung einer Veranstaltung vielschichtig und spannend. Darin besteht gleichzeitig die Herausforderung: den Überblick zu behalten und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Insbesondere das digitale Teilnehmermanagement muss funktionieren, denn hier beginnt die Kommunikation der Veranstaltung nach Außen. So ist das digitale Teilnehmermanagement, neben der Programmplanung, der technischen Planung und zum Beispiel der Koordination aller Dienstleister, ein zentraler Prozess jeder Veranstaltungsplanung. Digitale Werkzeuge wie zum Beispiel eine Software zur Verwaltung von Gästen spielen dabei zunehmend eine signifikante Rolle.

Hier listen wir für euch sieben Punkte auf, wie digitales Teilnehmermanagement die Eventplanung erleichtert und vereinfacht.

1. Eure Gästedaten werden zentral verwaltet
2. Voller Überblick bei der Gästelistenverwaltung im Team
3. Eure Gastdaten sind jederzeit aktuell
4. Euer Einladungsversand kann automatisiert werden
5. Ihr könnt euren Prozess statistisch auswerten
6. Euer Check-in vor Ort wird schneller
7. Ein komplexer Prozess wird vereinfacht

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1. Zentrale Verwaltung der Gastdaten ‍

Mit einem digitalen Softwaretool werden alle Gästedaten in einer einzigen Liste gesammelt und verwaltet. So kursieren keine Excel-Listen in verschiedenen Variationen mehr. Das Chaospotenzial wird minimiert. Persönliche Excel-Dateien können natürlich trotzdem geführt und dann in die Liste eures digitalen Teilnehmermanagements importiert werden. Ein Doublettenfilter markiert doppelt geführte Teilnehmer. Digitales Teilnehmermanagement macht eure Teilnehmerverwaltung übersichtlich und strukturiert.

2. Gästelistenverwaltung im Team‍

Wenn eure Teilnehmerdaten über eine cloudbasierte Software verwaltet werden, können Accounts für mehrere Systemnutzer angelegt werden. Mit einer Changelog Funktion können außerdem sämtliche Änderungen am Datensatz zurückverfolgt werden. So wissen alle Teammitglieder immer wie der Stand der Dinge aussieht.

3. Jederzeit aktuelle Gastdaten ‍

Als cloudbasierte Softwarelösung synchronisiert euer Tool für digitales Teilnehmermanagement eure Daten stetig. So liegt allen Nutzern immer der aktuelle Datensatz vor. Änderungen sind damit sofort sichtbar und adaptierbar. Während eurer Veranstaltung seht ihr auf einen Blick in eure Teilnehmerliste, welche Gäste schon da sind und wer noch nicht eingecheckt hat.

4. Automatisierter Einladungsversand ‍

Einmal eingerichtet, erleichtert eure Gästeliste den automatisierten Versand eurer Einladungen. Ihr könnt eure Teilnehmer dabei verschiedenen Teilnehmerkreisen zuordnen, so dass auch unterschiedliche Informationen einfach und sicher an verschiedenen Gastgruppen versendet werden können. Die Software für digitales Teilnehmermanagement ermöglicht euch so, eure Gäste immer aktuell zu kategorisieren und ihnen die entsprechenden Informationen zukommen zu lassen.

5. Statistische Auswertungen ‍

Das Dashboard zeigt euch die wichtigsten Eventstatistiken, Zahlen und Informationen zu eurem Einladungsprozess an. Hier werden für euch Rückmeldungen, Zu- und Absagen eurer Teilnehmer zusammengefasst und in übersichtlichen Statistiken visualisiert. Ein eindeutiger Vorteil, den digitales Teilnehmermanagement mit sich bringt.

6. Schneller Check-in vor Ort‍

Mit einem Tool für digitales Teilnehmermanagement können Tickets als QR Codes ausgespielt und am Einlass gescannt werden. So spart ihr euch langes Suchen in ausgedruckten, alphabetisch sortierten Listen. Mit dem Scanvorgang aktualisiert sich eure Liste sofort. Wenn zu einem Gast spezifische Informationen hinterlegt wurden, wird diese der Einlasskraft angezeigt, sobald der Gast eingecheckt wird. So kann der Gast sofort richtig eingewiesen werden.

7. Komplexe Prozesse werden vereinfacht‍

Die Teilnehmerliste einer Veranstaltung ist ein dynamisches Konstrukt. Sie startet als umfangreiche Einladungsliste und transformiert sich in eine Gästeliste, die die zu erwartenden Teilnehmer versammelt. Doch auch in diesem Stadium muss mit letzten Änderungen, verhinderten Gästen und Nachrückern gearbeitet werden. Eine digital verwaltete Liste erleichtert es, stets aktuell zu sein und immer auf die korrekten Daten zugreifen zu können. Für einfaches, effizientes und starkes, digitales Teilnehmermanagement.