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Intelligente Online Formulare steuern selbst komplexe Anmeldeprozesse. Für eine effiziente Registrierung Ihrer Gäste.
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Die Online-Registrierung Ihrer Veranstaltung kann als offene oder passwortgeschützte Seite angelegt werden. Das bedeutet, dass sich Ihre Gäste mit oder ohne Passwort online anmelden können. Dies ist passend für jedes Veranstaltungsformat – ganz gleich, ob öffentliche Großveranstaltung oder exklusive Management-Tagung.
Platzieren Sie verschiedene Felder nach Bedarf und verknüpfen Sie sie logisch miteinander – inklusive Pflichtfeldern und „Wenn-Dann-Bedingungen“ für ein vollständiges und fehlerfreies Reporting. Neben den Gästedaten lassen sich auch alle relevanten Informationen zur Eventlogistik erfassen, wie etwa Reisedetails, Transfers oder Hotelübernachtungen.
Gruppierte, dynamische oder limitierte Abfragefelder ermöglichen auch komplexe Datenerhebungen – ohne die Übersicht zu verlieren. Wählen Sie zwischen Textfeldern, Drop-down-Menüs oder Radio-Buttons und gestalten Sie Ihre Online-Registrierung in klar strukturierten Blöcken oder mit dynamischen Elementen, die sich je nach Eingabe anpassen.
Zusätzlich zur eigenen Anmeldung, können eure Gäste eine oder mehrere Begleitpersonen anmelden. In diesem Fall öffnen sich in der Online Anmeldung weitere Felder zur Datenabfrage der Begleitperson. In unserem Gästemanagement Tool seht ihr genau welcher Gast zu welchem Gast gehört und könnt euch die Gästeliste vorsortiert downloaden.
Nach der Online-Registrierung können Sie Ihren Gästen einen personalisierten Änderungslink zur Verfügung stellen. So lassen sich Daten eigenständig einsehen und bei Bedarf anpassen – ganz ohne Ihren administrativen Eingriff. Alle Änderungen oder Stornierungen werden automatisch in der Gästeliste dokumentiert und bleiben jederzeit transparent nachvollziehbar.
Ihre Online-Anmeldung kann selbstverständlich mit Kontingenten und Limitierungen umgehen. Sobald eine von Ihnen definierte Teilnehmerzahl erreicht ist, wird die Anmeldung automatisch geschlossen und eine separate Warteliste eröffnet. Sowohl die Höchstgrenzen als auch das Verhalten bei Erreichen eines Kontingents lassen sich individuell nach Ihren Vorgaben anpassen.
Wir erklären Ihnen in einem kurzen Video wie bei uns das Ticketing funktioniert.
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Jetzt testenDie Online Registrierung ist der Kernprozess im Teilnehmermanagement. Hier geben die eingeladenen Gäste Rückmeldung, ob sie sich für die Veranstaltung anmelden oder absagen. Die Online Anmeldung benötigt deshalb übersichtliche Registrierungsprozesse und Online Formulare sowie eine strukturierte Datenerfassung, der im Online Anmeldeformular erhobenen Informationen.
So ist die Einladungsliste immer ein dynamisches Konstrukt: Zu beginn der Veranstaltungsplanung ist sie eine umfangreiche Liste potenzieller Gäste, aus der diejenigen gefiltert werden, die tatsächlich eine Einladung erhalten. Während der Online Anmeldung verwandelt sich die Liste mit jeder Rückmeldung. Und auch wenn die Veranstaltung bereits begonnen hat, erfasst die Teilnehmerliste kurzfristige Absagen oder Änderungen.Die Online Registrierung für eine Veranstaltung muss deshalb als dynamischer Prozess gedacht werden. Eine Software für Teilnehmermanagement, dass diese Dynamik abbilden und erfassen kann ist deshalb besonders hilfreich für das Veranstaltungsmanagement.Der Prozess der Online Registrierung beginnt mit der Weiterleitung auf eine Event Landingpage, die das Online Anmeldeformular beinhaltet. Hier ist eine klare Strukturierung des Online Formulars besonders wichtig. Die Gäste müssen sich barrierefrei und Schritt für Schritt zurechtfinden und dürfen nicht von komplizierten Online Formularen überfordert werden. Deshalb bieten sich bei umfassender Datenabfrage zur Registrierung mehrschnittige Abfragefelder an. Auch wenn Begleitpersonen erfasst werden müssen, sind mehrschrittige Online Formulare die richtige Wahl.Für viele Veranstalter ist es wichtig, dass bei sehr beliebten Veranstaltungen eine Warteliste automatisch erstellt werden kann. Die Online Anmeldung wird dann nicht sofort automatisch abgeschlossen, sondern die Teilnehmer werden auf eine Liste gesetzt. Dann kann entweder der Veranstalter auswählen, wer direkt zugelassen wird – und wer auf der Warteliste verbleibt bis die erste Wahl gegebenenfalls abgesagt hat -, oder wir richten ein einfaches first come - first serve ein, sodass die Warteliste erst ab einer vorab festgelegten Anzahl an Registrierungen geöffnet wird.Online Anmeldungen können offen oder geschlossen konzipiert werden, d.h. bei einer offenen Online Anmeldung gibt es keine Zugangsbeschränkung zum Registrierungsformular. Zunächst kann sich jeder als Interessent für die Veranstaltung anmelden. Auch hier ist es so: Erst im zweiten Schritt und nach Überprüfung der Event-Registrierung durch die Event Manager*innen, werden die Gäste zur Veranstaltung zugelassen und eingeladen. Bei einer geschlossenen Online Registrierung legen die Event Manager vorab fest, wer eingeladen wird. Die Einladungsliste wird in das Teilnehmermanagement-System übertragen, dann werden die Einladungen mit personalisiertem Link oder Code per E-Mail an ihre Gästeliste versendet. Auch postalische Einladungen können mit einem digitalen Registrierungsformular verknüpft werden.Auf der Basis einer Einladungsliste werden individuelle QR-Codes erstellt und an eine Druckerei gesendet. Mit den postalisch versendeten QR-Codes können die Gäste auf die Landingpage und zur Online Anmeldung gelangen, um dort Rückmeldung geben.
