Der obligatorische Leitfaden für virtuelle Events

Virtuelle Events können so manche Ausfälle und Verschiebungen von Veranstaltungen abfedern und eine wirkliche Alternative zu ortsgebundenen Events darstellen, die während der Pandemie nicht durchgeführt werden können. Um ein virtuelles Event zu einem erfolgreichen Event zu machen braucht es nicht nur eine zuverlässige Infrastruktur und Programmierung, sondern auch einen strukturierten Leitfaden, sorgfältige Planung, ein überzeugendes Konzept und die passenden Inhalte. Das ist gar nicht so einfach, denn die wenigsten Veranstalter*innen und Eventmanager*innen haben Erfahrung in der Planung und Durchführung von virtuellen Events. Wie transformieren wir also unsere Konzepte für analoge Veranstaltungen in ein überzeugendes virtuelles Event? Worauf müssen wir achten? AirLST hat inzwischen einige virtuelle Events gehostet und begleitet. In enger Abstimmung mit den Planungsabteilungen unserer Kund*innen wurden neue Ideen ausprobiert, Konzepte entwickelt und die technischen Infrastrukturen für starke virtuelle Events realisiert. Nach einer ersten Evaluation haben wir euch unseren obligatorischen Leitfaden zusammengestellt, der die wichtigsten Stationen und Punkte eines virtuellen Events klärt:

Was gilt es vor einem virtuellen Event zu beachten?

Das Ziel der Veranstaltung muss klar sein‍

Reflektiert, warum ihr das Event plant: Welche Zielgruppe habt ihr? Was wollt ihr mit der Veranstaltung erreichen? Wie können diese Ziele im virtuellen Format erreicht werden? Wie affin ist eure Zielgruppe im Virtuellen und wie könnt ihr sie konstruktiv durch ein virtuelles Event begleiten?

Welches Format hat das virtuelle Event?

‍Nicht immer ist die 1:1 Transformation einer analogen Veranstaltung in ein digitales Event möglich oder sinnvoll. So ist die gemeinsame Erfahrung eines Konzertpublikums in keinster Weise mit einem Live-Stream ins Wohnzimmer zu vergleichen. Gemeinsamkeit und Nähe muss also anders hergestellt werden, so dass aus einem physischen Konzert, zum Beispiel eine Live-Stream mit integriertem Forum und Chat, in dem sich Fans austauschen können, werden muss. Und deshalb ist die Frage nach den Zielen so wichtig, die Ziele geben das Format und die Features des virtuellen Events vor.

Visualisierung und Design entwickeln‍

Veranstaltungen stellen oft eine willkommene Abwechslung vom Büroalltag dar. Schade, wenn wir noch mehr Zeit vor dem Computer verbringen müssen, um einem virtuellen Event beizuwohnen. Deshalb sollte die virtuelle Event-Venue sorgfältig designed und entwickelt werden. Auch ein virtuelles Event sollte eine willkommene Abwechslung darstellen: ein ansprechendes Design motiviert Teilnehmer*innen zur Interaktion und erleichtert die Navigation durch das virtuelle Event.

Agenda und Ablauf festlegen ‍

Je sorgfältiger die Planung, desto strukturierter kann das virtuelle Event über die Bühne gebracht werden. Klare Abläufe, eine übersichtliche Agenda helfen den Gästen bei der Teilnahme. Zeitpuffer sollten eingeplant werden, damit technische Probleme, Toilettenpausen oder Navigationsschwierigkeiten die Teilnehmer*innen nicht abhängen und demotivieren.

Wie sieht das virtuelle Event aus?

Begrüßung und Check-in einrichten‍

Jeder Gast sollte sich willkommen fühlen. Wie oft saßen wir schon vor dem Live-Stream, auf dem noch ein Testbild oder eine leere Bühne zu sehen sind? Wartend vor einem Computer sitzen kann ziemlich frustrierend sein. Die Teilnahme des Gastes am virtuellen Event muss wertgeschätzt werden. Ein digitaler Check-in ermöglicht die persönliche Begrüßung des Gastes. Kurze Einführungsvideos helfen dabei, sich auf der Plattform zu bewegen und können den Gast auf das virtuelle Event und das, was ihn erwartet vorbereiten. So wird dem Gast nicht nur die Hand gereicht, sondern es werden auch Wartezeiten bis zum Beginn des Live-Streams sinnvoll überbrückt.

Begleitung und Support bereitstellen‍

Ein moderiertes virtuelles Event weist eine geringere Abbruchquote und erhöhte Teilnehmeraktivität auf. Die Teilnehmer*innen sollten stets wissen an welchem Punkt der Veranstaltung sie sich befinden und wie sie durch die virtuelle Plattform navigieren. Das ist ein Lernprozess und die Erfahrungen in der Teilnahme an virtuellen Events sind noch nicht ausgeprägt, deshalb ist ein gut zu erreichender Support und ein strukturiertes, inklusive Eventkonzept unerlässlich.

Interaktion fördern‍

Tools wie Breakout-Rooms, Video- oder Textchats, geteilte Notizen, virtuelle Whiteboards und virtuelle Netzwerk-Areas fördern die Interaktion der Teilnehmer*innen. Oft sind Gäste jedoch unvorbereitet oder nicht gewohnt sich mit solchen Tools auseinanderzusetzen. Eine kurze Einführung und Anleitung zu den Tools sollte deshalb immer zur Verfügung gestellt werden. Auch ein gut zu erreichendes Support-Team kann dabei helfen solche Hindernisse zu überwinden. Auch das Netzwerken sollte begleitet werden. Moderierte Vernetzungen durch Moderator*innen helfen dabei die virtuelle Zurückhaltung der Gäste zu überwinden.

Zwischenumfragen einplanen ‍

Kurze Zwischenumfragen aktivieren Teilnehmer*innen, die abgelenkt sind, fordern kurze Stellungnahmen zum Event-Content ein und beziehen die Gäste ein. Außerdem helfen sie bei der Evaluation und Nachbereitung des virtuellen Events.

Follow-up einrichten ‍

Hier unterscheidet sich das virtuelle Event wenig von jeder anderen Veranstaltung. Ein Follow-up erinnert die Teilnehmer*innen an die Veranstaltung, kontextualisiert und festigt Leads und baut Brücken für Rückfragen und nächste Schritte.

Mediathek erstellen

Bei einem virtuellen Event entsteht jede Menge spannendes Material, dies sollte produktiv genutzt werden. Durch die Einrichtung eines virtuellen Event Archivs oder einer Mediathek können die Teilnehmer*innen auch langfristig auf die Inhalte zurückgreifen. Das erhöht die Halbwertzeit der Veranstaltung und auch die Reichweite.

Evaluieren nicht vergessen‍

Eine abschließende Evaluation ist unerlässlich, schließlich befinden wir uns noch mitten im Lernprozess und wollen herausfinden, wie wir das Beste aus virtuellen Events herausholen. Dazu brauchen wir die Unterstützung der Teilnehmer*innen und eine zuverlässige Datengrundlage.