3.7.2020

Die AirLST Lösung für virtuelle Events

Virtuelle Events mit AirLSt planen. Screen eines virtuellen Event-Portals mit Live-Stream-Area, Event-Statistik und Chatfenster.

Neues Feature

Nach fast vier Monaten mit Einschränkungen und Verboten von Veranstaltungen zeichnet es sich ab, dass Events auch weiterhin nur unter der Einhaltung von strengen Auflagen durchzuführen sind. Das bedeutet gleichzeitig, dass hybride Event-Formate, die sowohl virtuell als auch analog stattfinden, weiterentwickelt werden. Auch vollkommen virtuelle Events sind bei Veranstalter*innen und Unternehmen zunehmend gefragt.

Konferenzen, Mitarbeiterschulungen, Versammlungen und sogar Messen werden inzwischen als virtuelle Events abgebildet und durchgeführt. Auch AirLST hat alle Weichen gestellt, um eine zuverlässige Full-Service-Plattform für virtuelle Events zu realisieren. In den letzten Monaten konnten wir eine funktionierende Infrastruktur für digitale Live-Events aufbauen und in unsere Prozesse integrieren. Über AirLST lassen sich jetzt Live-Streams von Keynotes, Diskussionen und Schulungsvideos realisieren, indem die Event-Landingpage zum Event-Portal umgebaut wird. Am Info-Counter finden die Besucher*innen eine Übersicht über gebuchte Veranstaltungen und über das Foyer können dann virtuelle Räume mit verschiedenen Funktionen besucht werden. Hier stehen sämtlichen Veranstaltungsteilnehmer*innen der virtuellen Events Features wie Meeting-Rooms, Chat-Fenster und digitale White-Boards zur Verfügung, sodass die Ziele einer ursprünglich analog geplanten Veranstaltung auch im Digitalen erreicht werden können.

AirLST bietet nun also eine ganzheitliche Plattform, über die sowohl virtuellen Events, als auch das gesamte Teilnehmermanagement abgewickelt werden können. Wie gewohnt werden Einladungen per E-Mail versendet und die Registrierung der Gäste wird über das Event-Portal abgewickelt. Workshops oder Satelliten-Veranstaltungen finden nun in virtuellen Meeting Rooms statt und können über Live-Streams verfolgt werden. Alle Gäste bekommen eine Link zur Veranstaltungsseite und loggen sich am Tag der Veranstaltung ein. Sämtliche vorproduzierten Inhalte können auf der Event-Seite eingebunden werden und parallel zu den Live-Streams geschaltet werden. Besucher*innen können nicht nur über eine Chatfunktion Fragen an die Referent*innen stellen, sondern sich auch untereinander austauschen und online Diskussionen starten.

Planungssicherheit zurück gewinnen und Innovationen gestalten

Damit gewinnen unsere Kunden und Kundinnen ihre Planungssicherheit zurück. Interaktionen der Teilnehmer*innen, Geschäftsabschlüsse, Schulungen oder Informationsveranstaltungen können jetzt vollkommen digital organisiert und abgewickelt werden und diese Veranstaltungen sind als virtuelle Events zudem nicht mehr von kurzfristigen Absagen oder neuen Auflagen bedroht. Die neuen Formate fördern auch die aktive Beteiligung von Veranstaltungsteilnehmer*innen, denn virtuelle Events und interaktive Tools erfordern eine aktive und sichtbare Teilnahme der Gäste. Veranstalter*innen holen sich Feedback zu ihren virtuellen Events über digitale Umfragen ein, die dem Gast während oder nach der Veranstaltung zugeschickt werden. Das Umfrage-Toll kann auch für Echtzeit-Abstimmungen eingesetzt werden, wenn zum Beispiel eine Jahresversammlung geplant ist. Auch in diesem Fall melden sich alle Vertreter*innen über die Plattform an. Sobald die Abstimmung läuft, werden die Fragen und die Antwortmöglichkeiten nacheinander und jeweils bei allen Teilnehmer*innen zeitgleich auf dem Bildschirm eingeblendet. So werden auch Hauptversammlungen zu virtuellen Events.

Wie bei jeder physischen Veranstaltung richten sich die virtuellen Räume ganz nach den Anforderungen der spezifischen virtuellen Events. Sie brauchen kleine Konferenzräume, in die sich Fachgruppen zurückziehen können? Kein Problem, diese digital abzubilden eine beschränkte Anzahl von Teilnehmer*innen zuzulassen und den Raum mit online White-Boards für das gemeinsame Brainstorming auszustatten. Sowohl eine Voice- als als Chat-Kommunikation kann in diese Räume eingebunden werden, sodass einer reibungslosen Kommunikation nichts im Wege steht.

Auch die Einbindung von Partnern und Sponsoren ist bei virtuellen Events problemlos möglich. Einblendungen von Logos, Sponsoren-Räume, Kontakt-Areal und die Einbindung von kurzen Brand-Videos lassen sich in die Event-Plattform integrieren. Die Transformation von analogen in virtuelle Events ist mit der richtigen Plattform und professioneller Unterstützung ein Kinderspiel und kann eine zusätzlichen Mehrwert bieten. Insbesondere im Bereich der Event-Statistiken haben virtuelle Events gegenüber den klassischen Veranstaltungsformaten einen entschiedenen Vorteil. Denn nie war es so einfach die Teilnehmer*innen und ihren Besuch zu tracken und ihr Feedback einzuholen. Virtuelle Events sind somit auch besonders unkompliziert an die erhobenen Bedürfnisse und Anliegen der Teilnehmer*innen und Veranstalter*innen anpassbar und bieten eine große Flexibilität in ihrer Gestaltung.
Zunehmend zeigt sich also, wie die aktuellen Einschränkungen und Auflagen auch Innovationen fördern. Es ist eine Zeit des aktiven Ausprobierens, in der sowohl Veranstalter*innen als auch Teilnehmer*innen tatkräftig mitwirken, gestalten und interagieren können, um Veranstaltungen so zu entwerfen und zu formen, wie sie sie brauchen und wünschen.

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