Erfolgreiche Konzepte für virtuelle Events

Ein Rückblick auf ein Jahr mit virtuellen Events

Durch die Corona Pandemie sind virtuelle Events einem immensen Auftrieb unterworfen. Nicht nur die Technologien für virtuelle Plattformen, Live-Streams und Vernetzung haben sich im letzten Jahr rasant entwickelt, sondern auch die Konzepte für virtuelle Events sind ausgeklügelter geworden. Nach einem Jahr können wir unsere Erkenntnisse mit euch teilen und stellen fest:

• Virtuelle Events mit professionell produzierten Streams heben sich qualitativ ab
• Professionelle Moderation ist unentbehrlich
• Umfassendes Tracking und Reporting ist Gold wert
• 2-D ist nutzerfreundlicher als 3-D
• Umfragen und Abstimmungen erhöhen die Involviertheit der Teilnehmer
• Ein Clap-O-Mat ist fun
• Goody Bags sind der Clou

Vor ziemlich genau einem Jahr haben wir die AirLST Plattform für virtuelle Events ins Leben gerufen. Inzwischen blicken wir auf zahlreiche virtuelle Events zurück und können sagen, die Vielfalt ist groß. Wir haben Gesellschafterversammlungen, Fachhändlertagungen, Produkt-Releases, Hausmessen, Road-Shows und Mitarbeiterschulungen als virtuelle Events mit unserer Software umgesetzt und begleitet. Der Tenor unserer Kunden ist eindeutig: Virtuelle Events bleiben. Die Vorteile sind eindeutig: Die Reichweite der Veranstaltungen wird größer, die Reaktionen und das Interesse der Teilnehmer sind messbar und bis ins Detail nachzuvollziehen. Darauf möchte kein Sales-Team mehr verzichten. Die Entwicklungen und Innovationen virtueller Events, werden als hybride Veranstaltungsformate auch in einer Post-Corona-Zeit eine tragende Rolle spielen.

Fachhändlertagungen erfolgreich virtuell umsetzen

Fachhändlertagungen lassen sich als virtuelle Events äußerst gut umsetzen. Ein professionelles Fachpublikum, das gezielt informiert werden möchte, weiß eine strukturierte und umfassende Präsentation besonders zu schätzen.
Also haben wir für einen unserer Kunden, einen Gartengerätehersteller, eine virtuelle Parklandschaft gebaut, durch die die Fachhändler sich mit ihrer Maus bewegen können. Innerhalb des Landschaftsparks werden verschiedene Spots platziert, die die Produkte unseres Kunden optimal inszenieren und nutzerfreundlich koordinieren.

Heckenscheren bei den Hecken, Rasenmäher auf der großen Grünfläche und Keynotes auf der Seebühne. Mittels einer weiten Übersichtsansicht aus der Vogelperspektive finden sich die Besucher auf der Tagungs-Website schnell zurecht. Wird ein Produkt angewählt, erscheint auf einen Klick die umfassende Information, die zu diesem Produkt hinterlegt wurde. Produktvideos stellen Neuerungen und Funktionen der Geräte vor. Pdfs fassen den Content noch einmal strukturiert zusammen und sind vor allem downloadbar. Über ein Quick-Contact-Formular, kann der Fachbesucher seine Fragen stellen und direkt Kontakt zum Experten aufnehmen.

Das Fachpublikum wurde zuvor natürlich eingeladen und musste sich auf der Event-Plattform registrieren. Das ermöglicht ein präzises Tracking und Reporting des Nutzerverhaltens. Die Verweildauer auf der Seite, bei einzelnen Produkten und der Download der spezifischen Broschüren wird den spezifischen Besuchern zugeordnet, sodass das After-Sales-Team genau weiß wer sich für welches Produkt interessiert hat und wo es noch einmal nachfassen kann.

Virtuelle Events haben einen integralen Bestandteil und das ist der Live-Stream: Die Fachbesucher werden alle gleichzeitig von der Geschäftsführung begrüßt und bekommen Produktneuheiten in einer spannenden Keynote präsentiert. Direkt daran anschließend können die Fachhändler sich im Chat oder in den virtuellen Räumen darüber austauschen und ihre Fragen stellen. Eine Herausforderung für uns, denn wir sind dafür verantwortlich, dass alles reibungslos funktioniert und die virtuelle Umgebung zuverlässig läuft.

Virtuelle Events: Unsere Herausforderungen

Nicht nur die Köpfe unserer Entwickler haben geraucht, um eine Plattform für virtuelle Events ins Leben zu rufen, auch unsere Projektleiter haben geschwitzt, ob die Umsetzung reibungslos und so, wie geplant funktioniert. Virtuelle Events sind genauso abhängig von einer guten Dramaturgie, einer inspirierten Moderation und aktiven Teilnehmern, wie jedes andere Eventformat.

Nachdem unser Kunde eine geeignetes Programm zusammengestellt hat und den Live-Stream professionell im Studio vorproduziert, bleibt uns die Aufgabe das Videosignal zuverlässig auf der Event-Plattform einzubinden.
Danach ist die größte Herausforderung die virtuellen Räume ohne Unterbrechungen und Verzögerungen zum Laufen zu bringen. Unserer Serverkapazität ermöglicht es bis zu 15 Leuten in einem virtuellen Raum gleichzeitig Kamera und Ton zu nutzen, während sie gemeinsam am Whiteboard neue Ideen skizzieren und sich austauschen. Das kriegen wir hin. Hier zeigt sich auch, dass gute Planung und Moderation Gold wert sind: Vorbereitete Fragen für die einzelnen Gruppen leiten die Diskussionen und lassen keine unangenehmen Pausen entstehen. Die Teilnehmer arbeiten konzentriert und effizient. Wir schicken live Umfragen und kurze Abstimmungen auf die Rechner der Gäste, die mit der Keynote oder der Gruppendiskussion verknüpft sind. „Stimmen Sie dem Argument des Speakers zu?“, „Würden Ihre Kunden dieses Produkt in schwarz oder in grün häufiger kaufen?“. Auch hier ist Timing alles. Der Moderator informiert die Teilnehmer über die Umfragen und hält alle Fäden in der Hand. Das ist mehr als nur einem abgefilmten Videostream zu folgen.

Gleichzeitig stellen wir fest: 2-D ist nutzerfreundlicher als 3-D. Die Bereiche die als dreidimensionale Landschaft konzipiert sind und durch die die Besucher sich wie in einem Videospiel bewegen können, werden weniger genutzt, als die 2-dimensionalen Messestände, auf denen Informationen mit nur einem Klick erreichbar sind. Zugänglichkeit und Usability werden von den Fachhändlern angenommen und geschätzt.

Die kleinen Extras für virtuelle Events

Auch virtuelle Events sollen Spaß machen und nicht nur von Effizienz und Struktur geprägt sein. Wir bauen eine Clap-O-Mat ein mit dem die Teilnehmer virtuell applaudieren können. Je mehr Nutzer den Clap-O-Mat anklicken, desto lauter wird der Applau-Sound. Ein gern genutztes Tool, das ein bisschen vom Live-Feeling zurückbringt und virtuelle Events zu Veranstaltungen mit Atmosphäre machen kann.

Unser Kunde hat ausgewählten Besuchern der Veranstaltung außerdem vorab Goody Bags zukommen lassen, sodass das virtuelle Event ins reale Leben ragt. Broschüren und Schokolade erinnern an den typischen Messebesuch in die Mitbringsel, die man an den einzelnen Ständen zusammensammelt. Auch hier stehen virtuelle Events den analogen in nichts nach. Was als Reaktion auf verschobene und ausgefallene Veranstaltungen begann, hat sich zu einem eigenständigen und überzeugenden Tool entwickelt, das auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird.