Einladungsmanagement: Eine Definition

Mit dem Begriff Einladungsmanagement werden alle Aktionen rund um die Gästekommunikation einer Veranstaltung zusammengefasst. Dazu gehören die ersten Save-the-Date-Mails mit denen auf das Event aufmerksam gemacht wird. Informationsmails, die erste Details wie zum Beispiel eingeladene Speaker oder die Event-Location vorstellen, aber natürlich auch die offizielle Einladung mit der Datum, Zeit und Ort festgelegt werden und die eine Reaktion der Gäste erfordert. Zu- und Absagen sind zentraler Bestandteil des Einladungsmanagements. Die Gäste, die zugesagt haben bekommen in der Folge eine Einladungsbestätigung, gegebenenfalls Tickets und Reminder kurz vor Veranstaltungsbeginn. Fragt man nach der Definition von Einladungsmanagement, dann zeigt sich: Einladungsmanagement definiert sich über mehr als den Versand Einladungen. 

Bestandteile von Einladungsmanagement

Vor dem Event: 

• Save-the-Date
• Einladung inkl. Ticketversand 
• Registrierungsbestätigung 
• Updates zum Event / Vorab-Umfragen 
• Detailinformationen (z.B. zu Hygienemaßnahmen oder Logins bei virtuellen Events) 
• Reminder 
  

Nach dem Event:  

• Follow-up-Mail
• Umfragen/ Evaluation 
• Dankesmail / Bilderversand
  
  

Effizientes Einladungsmanagement: Der Zeitplan

Effizient wird Einladungsmanagement, wenn es eine klare Struktur und eingespielte Prozesse gibt. Dazu ist es zentral einen Zeitplan zu strukturieren, der die einzelnen Schritte berücksichtigt und aufeinander abstimmt. Dieser Zeitplan orientiert sich am Eventdatum und der Gesamtplanung einer Veranstaltung. Je nach Eventformat werden Save-the-Dates bis zu einem Jahr im Voraus versendet. Ein typischer Fall für einen so zeitigen Versand sind Hochzeitseinladungen, aber auch große Messen geben ihre Termine für das kommende Jahr gerne frühzeitig bekannt. Im B2B-Bereich sind bei regulären Events 2-4 Monate ein üblicher Rahmen, aber auch 2 Wochen im Voraus wird gerne zu kurzfristigen Veranstaltungen geladen. Wird der Termin weit im Voraus bekannt gegeben, kann das Event zum Beispiel über eine Ankündigung von Special Guests in Erinnerung gerufen werden. Die Einladung mit der Aufforderung sich zu registrieren folgt zeitnah, um kurzfristige Absagen zu vermeiden.
Für virtuelle Events empfiehlt es sich eine gesonderte Instruktionsmail zu schicken, die alle technischen Bedigungen erklärt und auf den Support hinweist damit die Teilnehmer sich begleitet und aufgehoben fühlen.
Zeitnah vor dem Event wird gerne ein Reminder verschickt, der die Gäste an den Veranstaltungsbeginn erinnert. 

Design und Keyfeatures von Einladungen 

Das Design der Mailings orientiert sich an der Zielgruppe und am Veranstaltungsdesign: So können Einladungen, Reminder etc. nüchtern, elegant, locker oder hip gestaltet werden. Hauptsache Look & Feel sprechen die Gäste an und spiegeln den Charakter des Events wieder.
Auch wenn  das Design ausgefallen und bunt ist, ist Übersichtlichkeit zentral. Die potenziellen Gäste müssen schnell erfassen können, worum es geht und welche Handlungsaufforderung die Mail an sie stellt damit die Rücklaufquote positiv ausfällt. Automatisierte Registrierungsprozesse über klare Call-to-Action-Buttons helfen hier bei einer unmissverständlichen Übersichtlichkeit.

Key Features für gutes Einladungsmanagement

• Klare Call-to-Actions
• Ansprechendes Design 
• Design, das den Charakter der Veranstaltung widerspiegelt
• An der Zielgruppe orientierter Look
• Automatisierte Abläufe 
• Abgestimmtes Zeitmanagement