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Teilnehmermanagement und virtuelle Events

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Mit dem Online Gästemanager zur fehlerfreien Gästeliste

Eine cloud-basierte, digitale Gästeliste bedeutet, dass ihr eure Teilnehmer über einen zentralen Knotenpunkt managen, an dem alle Informationen zusammenlaufen. Ohne Gästeliste kommt kaum eine Veranstaltungsplanung aus. Die Gästeliste bildet das Kernstück eines Events. Hier werden alle potenziellen Gäste gelistet, alle Zu- und Absagen dokumentiert und an der Gästeliste beziehungsweise ihrem Umfang orientiert sich die Planung der Eventlocation, des Caterings, der Bestuhlung etc. Selbst offene Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer nicht namentlich bekannt sind, gibt es häufig eine zusätzliche Gästeliste mit besonderen Teilnehmern, Mitarbeitern, VIPs, Freunden, Verwandten. Der Gästemanager strukturiert sämtliche Informationen deines Teilnehmermanagement. Arbeitet mit einer Teilnehmermanagement Software wie AirLST, so wird euer Teilnehmermanagement einfacher und effizienter. Nachdem die Teilnehmerdaten schnell und unkompliziert aus der Kontaktverwaltung oder einer Excel Datei in die digitale Gästeliste importiert wurden, können die Daten jederzeit manuell bearbeitet und aktualisiert werden. Eure Gästeliste ist noch nicht vollständig? Importiert zusätzliche Gäste unkompliziert aus der aktualisierten Gästeliste oder tragt einzelne neue Teilnehmer manuell ein. Dublettenprüfungen verhindern dabei unnötige Datenmengen und erleichtern die Arbeit im Team. Die Gästeliste kann von verschiedenen Mitgliedern eures Teams bearbeitet werden.
Die Changelog Funktion sorgt dabei für Übersichtlichkeit und nachvollziehbare Bearbeitung der Gästeliste. Denn sie hält nicht nur die Änderungen der Gastdaten fest, sondern speichert auch, welcher Systemnutzer diese Änderungen vorgenommen hat. Außerdem können Rollen mit unterschiedlichen Nutzerrechten vergeben werden. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Diskretion eine besondere Rolle spielt, weil VIPs auf eurer Gästeliste stehen oder ihr besonders sensible Veranstaltungen managt. So können eure Gästemanager zum Beispiel sämtliche Daten sehen und dürfen auch Gäste hinzufügen, während andere Mitarbeiter, nur eingeschränkten Zugriff bekommen, um die Daten der Teilnehmer zu schützen. Denn der Online Gästemanager verwaltet nicht nur die Namen der Teilnehmer, sondern alle Informationen, die bei der Registrierung abgefragt wurden. Im Falle einer Konferenz verwaltet sie zum Beispiel in der Gästeliste die einzelnen Workshops, die der Gast gebucht hat. Ist ein Dinner vorgesehen, könnt ihr in der Gästeliste nach den Vegetariern und Veganern sowie nach den Pescetarieren und Fleischessern filtern, um eine entsprechende Menüplanung vorzunehmen. Dürfen Teilnehmer Begleitpersonen mitbringen, so finden sich auch diese in der Gästeliste wieder.
Nutzt ihr AirLST als CRM und zur Kontaktverwaltung so minimiert sich euer Aufwand mehr und mehr. Eure Kunden und Teilnehmerdaten werden zentral verwaltet, Veranstaltungen und Einladungen können unkompliziert zugeordnet werden. Vorausgefüllte Registrierungsformulare erleichtern euren Gästen die Anmeldung.Über die Gästeliste steuert ihr auch Kontingente und Wartelisten und gruppiert Teilnehmer in Teilnehmerkreise, so dass ihr unterschiedliche Informationen an unterschiedliche Gastgruppen weitergeben könnt. Um eine Gästeliste sinnvoll zu strukturieren, werden Datenfelder und Tags eingerichtet, die jedem einzelnen Gast spezifische Informationen zuordnen. So könnt ihr schnell und einfach nach Gästen aus der gleichen Stadt oder aus dem gleichen Vertriebskreis filtern und gruppenbezogene, personalisierte Inhalte vermitteln. Ein weiterer Vorteil einer digitalen Gästeliste ist, dass ihr jederzeit und automatisiert festlegen könnt, wann die Liste geschlossen wird: zu einem bestimmten Datum, sobald eine gewisse Anzahl an Anmeldungen eingegangen ist. Ihr legt das Kriterium fest. Einladungen an eure Gäste können per Email oder per Post versendet werden. Richtet den automatisierten E-Mail Versand innerhalb des Systems ein oder filtert die nötigen Daten für einen postalischen Versand aus der Liste. Nutzt die E-Mail-Templates, dann sendet mit wenigen Klicks Save-the-Date E-Mails, die Einladung, einen Reminder sowie die Tickets zur Veranstaltung und nach der Veranstaltung eine Umfrage an eure Gästeliste oder an Segmente der Liste. Im Backend könnt ihr jederzeit überprüfen, welcher Gast, welche Emails bekommen hat.
Die digitale Gästeliste ist auch beim Einlass und Check-in elementar. In der Gästeliste werden die Gastdaten mit einem QR Code verknüpft, sodass der Gast beim Einlass schnell und einfach eingebucht wird. Gäste, die ihr Event Ticket vergessen haben, können trotzdem über die Namenssuche im Gästemanager gefunden werden. Der Abgleich der Daten geschieht in der Cloud, sodass alle Eingesetzen Geräte die Information synchronisieren. So wisst ihr immer wer bereits eingetroffen ist und habt eine jederzeit aktuelle Gästeliste.

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