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Auswahl einer Gästeliste

Um eine bestimmte Gästeliste auszuwählen, klicken Sie auf das Burgermenü auf der linken, oberen Seite. Hier erscheinen alle Gästelisten. Wählen Sie hier, die für Sie relevante Gästeliste aus.

Auswahl mehrerer Gästelisten

Um mehrere Gästelisten gleichzeitig auswählen zu können, gehen Sie wieder über das Burgermenü auf die Settings und scrollen bis zum Punkt “Allow multiple Guestlists”. Hier können Sie den Regler nach rechts schieben. Jetzt kann unter “Select Events” mehrere Gästelisten markiert werden. Danach einfach auf “Confirm” klicken.

Gästeliste filtern

Wollen Sie nach einer bestimmten Personengruppe filtern, klicken Sie auf das Filter Symbol in der oberen, rechten Ecke. Hier kann entweder alphabetisch sortiert werden, oder nach unterschiedlichen Stati gefiltert werden (Confirmed, Invited etc.). Es können auch mehrere Filter gleichzeitig ausgewählt werden. Die ausgewählten Filter werden grün markiert. Wenn die gewünschten Filter ausgewählt wurden, klicken Sie auf den “zurück” Pfeil in der oberen, linken Ecke um zurück zur Übersichtsseite zu gelangen. Im oberen Teil werden nun alle gesetzten Filter angezeigt. Wenn ein Filter gelöscht werden soll, kann auf das “x” im jeweiligen Filter geklickt werden.

Gäste suchen

In der Gästeliste ist im oberen Teil eine Suchleiste, in die der Name des Gastes eingetragen werden kann. Direkt nach den ersten Buchstaben werden Personen mit den entsprechenden Buchstaben angezeigt. Klickt man auf die gesuchte Person, werden weitere Details angezeigt.

Check-in

Es gibt drei unterschiedliche Möglichkeiten wie ein Gast eingecheckt werden kann.

Swipe

Wenn der richtige Name des Gastes gefunden wurde, können Sie den Namen nach rechts swipen. Dadurch wird der Gast eingecheckt und hinter seinem Namen erscheint ein grüner Haken. Es kann sein, dass Ihnen eine Notification beim Check-in angezeigt wird. Diese werden im Weiteren näher erklärt.

Button

Wenn auf den Gastnamen geklickt wird, erscheinen weitere Informationen über diesen. Hier gibt es einen “Check-in” button. Somit muss nicht wieder zurück in die Gästelistenübersicht gegangen werden, sondern der Gast kann direkt eingecheckt werden.

QR-Code Scanner

Der schnellste Weg um Gäste einzuchecken geht über den QR-Code Scann. Der Gast zeigt den QR-Code seines Wallets oder PDF-Tickets. Die Hostess aktiviert den QR-Code Scann, indem sie auf unten rechts auf das QR-Code Symbol klickt. Hier muss noch der Zugriff auf die Kamera genehmigt werden. Wenn der Regler bei “Auto check-in” aktiviert ist (grün), hält man das iPhone über den QR-Code und die App checkt den Gast automatisch ein. Wenn der “Auto Check-in” deaktiviert ist, öffnet sich wieder automatisch die Detailansicht des Gastes, in der auf den “Check-in” Button geklickt werden kann.

Check-out

Der Check-out eines Gastes ist genau so wie der Check-in (Swipe). Nur, dass beim Check-out statt nach rechts nach links geswipt wird. Der grüne Haken verschwindet hinter dem Namen. Wahlweise kann man auch wieder auf den Namen des Gastes klicken und in den Gastdetails auf “Check-out” klicken.

Begleitpersonen

Ob und wieviele Begleitpersonen ein Gast hat, wird neben dem Namen mit einem z.B.+2 dargestellt. Wenn Sie auf den Namen des Hauptgastes klicken, sehen Sie im oberen, rechten Teil des Bildschirmes “Companions”. Klicken Sie dort drauf, werden alle Begleitpersonen namentlich aufgeführt und können hier separat eingecheckt werden, indem man wieder auf den Regler klickt. Wenn der Hauptgast z.B. 3 weitere Personen als Begleitung mitbringen darf, diese aber nicht namentlich hinterlegt werden mussten, werden diese Personen an der selben Stelle mit “Unknown guest” dargestellt. Auch hier können entweder 1,2 oder alle 3 Personen eingecheckt werden, indem Sie für jede Person auf das “+” Symbol klicken. Wieviele Personen bisher eingecheckt wurden, wird durch den Zähler dargestellt, der bei jedem Klick auf das “+” um eins hoch zählt z.B. 2/3.

Benachrichtigungen beim Check-in

Wenn beispielsweise die Gäste in unterschiedliche Teamaktivitäten aufgeteilt werden sollen und die Hostess beispielsweise verschiedenfarbige Bändchen hierfür verteilt, kann eine Benachrichtigung bei jedem Check-in eingeblendet werden. Dafür muss unter “Settings” weiter runter gescrollt werden, um “Notifications on Check-in” zu aktivieren. Je nachdem in welchem Feld im AirLST Backend z.B. die Teamaktivität bei den Gästen hinterlegt ist, kann man dieses Feld “aktivieren”. Hierfür klicken Sie unter “Settings” auf “Selected fields” und wählen das relevante Feld aus. Hier wird Ihnen ein Kollegen von AirLST sagen, in welchem Feld die Informationen gespeichert werden. Sind diese beiden Dinge aktiviert, wird beim Scannen des QR-Codes automatisch eine Nachricht mit der jeweiligen Aktivität angezeigt.

Welcher Gast Status ist zum Check-in berechtigt

Wie schon kurz unter dem Punkt “Check-in” beschrieben, können grundsätzlich alle Personen mit dem Status “confirmed” ohne weiteres eingecheckt werden. Sollte ein Gast z.B. den Status “listed oder cancelled” haben, erscheint beim Check-in eine Nachricht auf: “Check-in not allowed! Max Mustermann has status listed. Complete this check-in anyway?”. Hier kann auf yes bzw. no geklickt werden. Um diese Meldung zu vermeiden, kann unter Settings "Allowed check-in status", die Stati ausgewählt werden, die neben “Confirmed” trotzdem eingecheckt werden dürfen.

Kontaktverwaltung anzeigen

Wenn Sie AirLST als Ihr CRM benutzen, gibt es eine weitere Möglichkeit um Gäste einzuchecken. In den Settings muss der Punkt “enable contacts view” aktiviert werden. Jetzt ist in der Fussleiste ein neuer Navigationspunkt erschienen. Hier können Sie wieder wie bei “Check-in” beschrieben, die Personen einchecken.

FAQ